Si vous utilisez elloha, que vous êtes un adhérent du réseau Gîtes de France et que votre centrale départementale vous a mis à disposition les outils ITEA - Bureau Propriétaire, il vous est désormais techniquement possible d'actualiser le planning de votre centrale Gîtes de France sans aucune ressaisie !
Avec l'accord de votre centrale départementale, vous pouvez bénéficier sans délai de la synchronisation iCal proposée dans votre Bureau Propriétaire ITEA.
L'avantage immédiat de cette connexion est que vous n'avez plus qu'un seul planning à gérer qui mettra immédiatement à jour le planning de votre centrale Gîtes de France.
Grâce à cette synchronisation, vous pouvez recevoir des réservations de toute part, sur un seul planning:
- depuis le moteur de réservation implanté sur votre propre site,
- depuis vos sites partenaires de distribution comme TripAdvisor, Booking, AirBnB, Abritel-HomeAway, Amivac, etc,
- depuis les sites de vos partenaires locaux comme les offices de tourisme, les CDT, CRT ...
Dès que vous recevrez une réservation en direct (sur votre site ou depuis un OTA), elloha mettra automatiquement à jour le planning de votre centrale Gîtes de France et, dès qu'une réservation sera réalisée par votre centrale Gîtes de France, votre planning elloha.
Un seul planning, aucun surbooking ... les vacances, quoi !
1) Comment ça marche ?
La synchronisation entre elloha et le planning de votre centrale Gîtes de France s'exécute selon le mode iCal; c'est-à-dire, selon les mêmes procédés que pour mettre à jour votre planning sur AirBnB ou HomeAway :
- Lorsque vous ouvrez ou fermez des périodes sur elloha : ces périodes s'ouvrent ou se ferment sur le planning de votre centrale Gîtes de France,
- Lorsque votre centrale Gîtes de France enregistre une réservation pour votre compte sur ses sites partenaires ou via sa centrale de réservation, votre planning elloha est mis à jour : cela signifie que votre stock, pour les nuits concernées, passera à 0.
- Dans tous les cas, vous êtes donc à l'abri de tout risque de sur-réservation
2) Comment paramétrer ma synchronisation ?
Dans votre Bureau Propriétaire - ITEA (si votre Relais vous a ouvert cette possibilité)
-
Pour récupérer en temps réel les réservations de votre centrale - via le Bureau Propriétaire ITEA - dans votre compte elloha :
- Rendez-vous dans votre Bureau Propriétaire ITEA,
- Cliquez sur l'onglet Planning,
- Puis, sur l'onglet Synchronisation Plannings - iCal,
- Copiez le lien du planning du gîte ou de l'une de vos chambres concernées,
- Et collez-le dans votre compte elloha comme indiqué plus bas,
Important:
- si vous possédez plusieurs chambres à mettre en ligne, pensez à multiplier cette opération pour autant de chambres que souhaité,
- si vous souhaitez aussi regrouper dans votre compte elloha les coordonnées complètes des clients qui ont réservé via votre centrale Gîtes de France, copiez bien le lien situé dans le bloc vert : "Liens avec informations clients ..."
Une fois que vous avez récupéré le lien dans votre Bureau Propriétaire - ITEA, il vous faut maintenant l'enregistrer dans votre compte elloha comme indiqué ci-après.
Dans elloha:
- Dans le Menu principal, à gauche de votre écran, cliquez sur Canaux de Vente
- Sélectionnez le canal ITEA Buro
- Puis cliquez sur Ouvrir ce Canal
- Lorsque vous avez ouvert le canal Bureau Propriétaire - ITEA, cliquez sur Configurer la synchronisation
- Si vous êtes une maison d'hôtes, vous devrez paramétrer autant de calendriers iCal que vous souhaitez mettre à jour de chambres (dans la limite de 5). Si vous êtes un gîte, vous aurez la possibilité de ne paramétrer qu'un seul lien iCal
- Si vous souhaitez communiquer les stocks sortants à votre relais départemental des Gîtes (via le Bureau Propriétaire - ITEA), cliquez sur le bouton de droite afin qu'il passe au vert
- Copiez le lien communiqué par elloha et enregistrez-le dans votre Bureau Propriétaire - ITEA (voir plus loin)
- Si vous souhaitez communiquer les stocks sortants à votre relais départemental des Gîtes (via le Bureau Propriétaire - ITEA), cliquez sur le bouton de droite afin qu'il passe au vert
- Si vous souhaitez aussi recevoir des informations de mise à jour de votre planning chaque fois que votre relais départemental enregistre une réservation à votre profit, cliquez sur Recevoir les réservations de mon relais départemental
- Dans ce cas, récupérez le lien iCal dans votre Bureau Propriétaire - ITEA afin que cette mise à jour se fasse en temps réel et collez ce lien dans le champ libre à cette effet (dans elloha; voir ci-dessous)
- Vous n'avez plus qu'à reproduire cette opération chambre par chambre,
- Il vous faut, maintenant, procéder à quelques dernières manipulations dans votre Bureau Propriétaire - ITEA
Une fois que vous avez récupéré les liens iCal dans elloha, il vous faut "boucler la boucle" et les intégrer directement dans votre Bureau Propriétaire - ITEA:
- Cliquez sur le menu Gérer mes calendriers iCal
- Puis, collez les liens iCal fournis par elloha dans le bloc Récupérer le planning depuis une plateforme externe
- Ça y est ! Votre Buro Propriétaire ITEA et elloha sont bel et bien synchronisés !
Notez que la synchronisation Ical ne se fait pas au niveau des annulations.
Ainsi lorsqu'un dossier sera annulé sur la plateforme ITEA, il vous faudra également annuler le dossier sur elloha afin de débloquer le stock.
J'ai peur de ne pas savoir faire : aidez-moi !
Nota : pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité très pratique et super avantageuse en termes de gain de temps, vous devez réunir les conditions suivantes :
- que votre relais départemental des Gîtes de France soit équipé de la solution de centrale de réservation ITEA. Voir, ci-dessous, la carte de France des Relais Départementaux équipés de ITEA.
- que votre relais départemental des Gîtes de France accepte que vous utilisiez la solution ITEA - Bureau Propriétaire en complément de votre abonnement de elloha et, par conséquent, qu'il mette en place, en l'espace de quelques minutes seulement, la synchronisation entre elloha et sa centrale de réservation ITEA.
- Date d'arrivée
- Date de départ
- Nombre de clients
- Gîte ou chambre réservé
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