Envoyer un devis à vos (futurs) clients

Vous recevez de fréquents appels de clients potentiels qui souhaitent réfléchir sur une offre bien précise avant de réserver ? Pourquoi n'utilisez-vous pas la fonction de Devis accessible dans votre abonnement elloha ?

Pour créer des devis et les envoyer à vos (futurs) clients:

• Rendez-vous dans votre Tableau de Bord elloha
• Puis rendez-vous dans le bloc appelé "Un client au téléphone ?" ou cliquez sur le bouton Nouvelle Vente
  

• Vos clients ont, en général, une idée assez précise de la date à laquelle ils envisagent de séjourner dans votre région: pour leur éditer un devis le plus précis possible, saisissez donc la date, le nombre de nuits demandé et la composition des chambres(le cas échéant) avec l'âge des enfants (si votre établissement propose une tarification spécifique). 
• Cliquez sur Afficher les offres et vous voilà directement sur toutes les offres tarifaires accessibles dans votre établissement,
• Une fois que vous avez pu présenter à votre interlocuteur les meilleurs choix possibles pour son prochain séjour, sélectionnez la chambre et le prix qui l'intéressent le plus et cliquez sur Réserver (pas d'inquiétude, rien ne sera bloqué ... voir plus bas)

• La réalisation d'un devis fonctionne comme pour une réservation à la différence qu'aucune chambre n'est bloquée : pour cela, cliquez sur Faire un devis

• Saisissez les nom, prénom, mail, numéro de téléphone, adresse (non  obligatoire) de votre (futur) client pour que le document de devis soit parfaitement bien complet et qu'il arrive sur la bonne adresse mail
  • Vous souhaitez envoyer un devis à un client étranger dans sa langue ? Cliquez sur le bouton de choix de la langue dans le formulaire de saisie des données de votre client et sélectionnez la langue de votre choix (le champ "Devise" vous permettra de définir le montant du devis dans la devise du client) : son devis lui sera envoyé dans sa langue
  • Nota : pour que vos documents soient édités en langue étrangère, pensez à activer les traductions pour tous vos contenus (Lire ici)

• Une fois que les données de votre client ont été saisies, cliquez sur le bouton Enregistrer puis vous pourrez adresser le devis en cliquant dans le bloc du même nom en cliquant sur Envoyer.

• Le client reçoit un devis complet sur sa messagerie:
  • avec les coordonnées de votre établissement,
  • le prix exact en fonction de sa date d'arrivée et de départ,
  • un lien lui permettant de télécharger le devis complet,
  • un lien lui permettant de découvrir votre contrat de location s'il en existe un,
  • un lien pour confirmer son devis en réservation,

• Pour voir à quoi ressemble le PDF du devis, cliquez ici

Pour confirmer le devis adressé à votre client, vous disposez de deux moyens:

• soit le client clique sur le lien communiqué dans le mail et il se retrouve sur votre moteur de réservation : sous réserve que vos dates soient encore disponibles et que vos prix n'aient pas varié, il peut directement confirmer sa réservation en saisissant sa carte bancaire en garantie,
• soit le client vous appelle pour confirmer verbalement sa réservation. Dans ce cas :
  • Rendez-vous dans le menu Réservations à gauche de votre écran,
  • Sélectionnez l'onglet Devis et après avoir recherché et trouvé (par exemple, en utilisant le nom du client) le bon devis, cliquez sur Voir

• Puis, cliquez sur le bouton Transformer en réservation

• Pour finaliser la réservation, sachez qu'à ce stade vous pouvez encore :
  • modifier les dates de séjour soit à la demande du client, soit si vos disponibilités ont changé,
  • ajouter un code promo pour faire bénéficier votre client d'une réduction supplémentaire car vous souhaitez gratifier les clients qui réservent en direct chez vous,
  • encaisser (ou garantir) tout ou partie de la nouvelle réservation.

Voilà, comme vous le voyez, il n'a jamais été aussi simple de produire des devis ultra-professionnels à vos clients et de les laisser les transformer en réservation ferme !

Vous avez désormais la possibilité de supprimer un devis grâce au bouton Supprimer. Cela vous permettra de nettoyer régulièrement la liste des devis qui n'avaient pas donnée de suite (par une réservation). Cette fonction est manuelle (et donc volontaire) pour vous permettre de garder en mémoire les devis de votre choix afin de suivre, si besoin, le taux de conversion de vos propositions commerciales passées (devis).

IMPORTANT :

- Aucun contrat de location n'est adressé au client lors de l'envoi d'un devis. Ce document sera uniquement accessible si le client accepte le devis et le transforme en dossier de réservation.

- Il est impossible de générer un devis ne contenant que des chèques-cadeaux ou des cartes-cadeaux.