elloha est une plateforme de réservation en ligne et, qui dit réservation en ligne, dit souvent Confirmation Instantanée : c'est le mode de fonctionnement par défaut.
Toutefois, il se peut que vous ayez besoin de passer sur le mode Confirmation Différée, c'est-à-dire de publier des offres sur votre moteur de réservation avec un prix et des disponibilités sous réserve de confirmation.
REMARQUE : si vous utilisez elloha pour diffuser vos offres auprès de distributeurs tels que Booking, Airbnb ou Expedia, sachez que pour les offres en mode Confirmation Différée, les confirmations de réservation resteront immédiates sur ces plateformes.
Cette fonctionnalité est accessible à partir de l'abonnement Connect.
Pourquoi proposer des offres en Confirmation Différée ?
L'exemple le plus courant est celui où vous décidez de fermer votre établissement pour vos vacances annuelles ou en basse saison. Toutefois, vous souhaitez "jeter une bouteille à l'eau" et proposer une offre à la réservation à des périodes "test". La Confirmation Différée est idéale pour cela : le client voit votre offre et votre prix pour la période donnée, on lui explique que sa demande est bien enregistrée aux conditions fixées dans le moteur de réservation et vous disposez de quelques jours pour confirmer ou non que vous allez honorer cette réservation.
Parfait pour tester des périodes de vente supplémentaires pour votre établissement !
L'autre cas le plus courant est celui d'un propriétaire de gîtes qui possède 5 chambres. Chacune de ces 5 chambres est proposée à la réservation de manière individuelle. Mais vous avez peut-être déjà envisagé de proposer la réservation de votre gîte (ou votre maison d'hôtes) tout-en-bloc (comme une forme de privatisation). Sans la Confirmation Différée, cette opération est impossible.
En effet, jusqu'à présent, vous ne pouviez que prendre un énorme risque en affichant pour le même jour :
- vos 5 chambres individuelles,
- votre maison tout-en-bloc,
- or, si quelqu'un réservait une de vos 5 chambres pour une date donnée, un autre client pouvait réserver votre maison tout-en-bloc pour cette même date,
- Et là, conflit ! Pire que du surbooking !
Avec la Confirmation Différée, vous pouvez :
- Afficher vos 5 chambres individuelles en réservation instantanée,
- Afficher votre maison tout-en-bloc en confirmation différée.
Cela signifie que si un client vous demande à réserver votre maison tout-en-bloc (ce qui est peut-être votre intérêt) pour une date où une ou plusieurs de vos chambres sont déjà réservées individuellement, il vous est possible de faire la part des choses et de vous décider à annuler la réservation de vos chambres individuelles auprès de vos clients "individuels" pour confirmer la réservation de votre maison tout-en-bloc et donc, gagner plus d'argent !
Nota : pensez à prévoir ce cas dans vos conditions générales de vente et d'annulation afin d'éviter tout risque de contentieux avec vos clients.
Comment ça fonctionne ?
Par défaut, toutes vos offres sont créées dans elloha en mode "Confirmation Immédiate" mais si vous voulez créer une nouvelle offre et la proposer en réservation différée:
- Vous devez créer une nouvelle offre ou dupliquer une offre déjà existante,
- Il vous faut compléter toutes les informations, dont le prix (essentiel !),
- Puis, vous devez vous rendre dans l'onglet Planning et attribuer de la disponibilité à cette offre aux périodes de votre choix,
- N'oubliez pas, ensuite, d'indiquer s'il s'agit d'une offre en "On-Request" si telle est votre volonté,
- Cliquez sur Modifier à coté du "cartouche" indiquant "Confirmation : immédiate"
- Puis, passez le bouton sur "Confirmation Différée" en prenant soin d'indiquer le nombre de jours que vous vous donnez (et qui sera indiqué au client dans son voucher) pour lui confirmer si oui ou non vous donnez suite à sa demande,
- Une fois que cela est fait, Validez votre modification et vous constaterez que votre offre sera passée en Confirmation Différée avec un délai de réponse de "x" jours comme indiqué ci-dessous:
- Lorsque l'internaute parvient sur votre moteur de réservation, votre offre en "Confirmation Différée" apparaît dans les mêmes conditions que celles en "Confirmation Immédiate" à quelques détails près :
- Le bouton "Réserver" est devenu "Pré-Réserver",
- Une mention en orange indique que "Cette offre n'est pas en confirmation immédiate",
- Et en cliquant sur le "i" d'information, il est précisé que la pré-réservation sera confirmée sous "x" jours comme vous l'avez paramétré précédemment,
- Lorsque le client reçoit a validé sa pré-réservation (en donnant sa garantie de paiement ou non, selon vos conditions), il reçoit un document de pré-réservation particulièrement clair quant au fait que sa réservation doit encore être confirmée par vous.
- De votre côté, dans votre compte elloha, vous pouvez accéder au statut de ce dossier de réservation dans l'onglet Réservations où vous pourrez décider de l'accepter ou de la décliner:
- Durant ce délai, il vous appartiendra de confirmer ou de décliner cette demande d'un simple clic :
- Si vous l'acceptez, une confirmation est immédiatement envoyée à votre client.
- Si vous la déclinez, une information lui faisant part de votre refus lui est aussi adressée,
- Enfin, si vous oubliez de confirmer ou de décliner dans le délai imparti, la demande de réservation sera considérée comme déclinée de votre part et une infirmation sera envoyée à votre "prospect"
Une notification concernant ces attentes de confirmation de réservations figure sur votre tableau de bord.
Notez que les réservations soldées avant d'avoir été confirmées ou annulées resteront en soldées et ne s'annuleront pas une fois la date du check-in passée.
IMPORTANT : si vous avez défini votre mode d'encaissement en Prepaid (total ou partiel) dans votre compte elloha pour tout ou partie de vos offres, lorsque le mode "Confirmation Différée" est activé pour les réserver, le Prepaid n'est plus actif et il est donc important que vous encaissiez vous-même la réservation une fois sa validation effectuée.
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