Les e-mails "pré-séjour"

Un e-mail pré-séjour est généralement envoyé à vos clients pour:

• les conforter dans leur choix : "Voici pourquoi vous avez bien fait de réserver chez nous ..."
• leur dire combien ils sont attendus : "Nous sommes impatients de vous accueillir ..."
• leur proposer de profiter de nouveaux avantages (fonctions à venir chez elloha)
• et tout ce qui vous passera par la tête pourvu que ça fasse bonne impression à vos clients et qu'ils se sentent attendus et valorisés ! C'est mieux, non, pour établir une super relation avec eux ?

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19 STEPS

1. Pour créer vos messages personnalisés, rendez-vous dans le nouveau menu appelé "E-mails" de la section Marketing.

2. Vous pouvez créer autant de modèles que vous souhaitez en cliquant sur "Ajouter un modèle". Il vous suffit juste de définir s'il s'agit d'un message "pré-séjour" ou d'un message "post-séjour". N'oubliez pas de donner un nom à votre modèle.

3. Par exemple, ici, le modèle s'appellera "Message de Bienvenue aux Clients".

4. Une fois arrivé dans l'éditeur du message, votre écran se divise en deux parties. À gauche, vous trouverez vos champs de paramétrage.

5. À droite, vous verrez instantanément ce que recevront vos clients.

6. Commençons le paramétrage ! Vous pouvez, d'abord, personnaliser le nom de l'expéditeur. Vous pouvez mettre le nom de votre établissement ou encore le nom d'un de vos collaborateurs. Par exemple: Cécile de élloha !

7. Vous pouvez également personnaliser l'objet de votre message. Par exemple: "Bienvenue chez nous !" ou encore "Plus que 2 jours avant de vous accueillir !"

8. Déterminez à quel délai vous souhaitez que votre client reçoive ce message de bienvenue. Dans cet exemple, il s'agit de l'envoyer à 2 jours de son arrivée.

9. Puis, indiquez aussi l'heure de l'envoi du message.

10. Précisez, si nécessaire, à quelle adresse vous souhaitez que vos clients vous répondent. Vous pouvez, en effet, vouloir indiquer une adresse différente de votre adresse personnelle. Par exemple, l'adresse e-mail de votre équipe de réceptionnistes.

11. Indiquez si vous souhaitez appeler votre client par son prénom, par son prénom et son nom. Ou si vous ne souhaitez aucune personnalisation. Si votre fichier client ne comporte pas de prénom, seule l'indication "Bonjour" sera affichée dans le message.

12. Par défaut, nous vous proposons un texte de base. Mais vous pouvez le modifier comme bon vous semble et le remplacer par votre propre texte.

13. Une fois que vous avez tapé votre nouveau texte, vous pouvez le traduire dans les langues de votre choix.

14. Ainsi, quand votre client sera identifié comme anglais, il recevra votre message dans sa langue natale.

15. Vous pouvez également afficher votre propre logo en utilisant celui que vous avez enregistré dans élloha, au niveau du Menu "Mon Compte".

16. Vous remarquerez aussi que, sans effort de votre part, élloha rappelle automatiquement les références de sa réservation à votre client.

17. Voilà, votre modèle de mail est prêt. Il ne vous reste plus qu'à l'enregistrer.

18. Plus qu'un dernier détail: pensez à activer ce modèle. Ainsi, vos messages partiront automatiquement, tout au long de l'année, aux personnes concernées. 

19. Vous pouvez modifier le contenu et les paramètres de votre modèle de mail en cliquant sur "Éditer le modèle".

Enfin, si vous voulez stopper l'envoi de ce message pendant une période, il vous suffit simplement de le désactiver.

Here's an interactive tutorial

https://www.iorad.com/player/1776238/Cr-ez-votre-1er-message-de-pr--arriv-e--post-s-jour---

Pour créer votre premier e-mail "pré-séjour":

• Cliquez sur e-Mail dans le Menu Principal, à gauche de votre écran,
• Puis saisissez le nom de votre modèle de mail,
• Et indiquez qu'il s'agit d'un type "Pré-Séjour",

• Puis, cliquez sur Créer
• Sur l'écran suivant, en haut de page, le type de message vous sera systématiquement rappelé dans la page de paramétrage de votre modèle d'e-mail,

• Votre écran se partage en deux parties:
  • à gauche, vos règles de personnalisation,
  • à droite, il vous est possible de voir immédiatement ce que verra votre client,
• Dans cette page de paramétrage, sur la partie de gauche, un champ texte permet de modifier le nom du modèle d'e-mail pré-séjour. Ce champ est obligatoire,
• Un autre champ texte permet de définir le nom de l'expéditeur du modèle d'e-mail pré-séjour: ce champ affiche par défaut le nom de votre établissement, mais il vous est possible de le modifier (ex: Cécile de chez L'Auberge du Bon Vivant !)
• Enfin, un champ texte permet de définir l'objet du modèle d'e-mail pré-séjour. Par défaut, ce champ reprend la phrase "Nous sommes impatients de vous accueillir!".

• Pour l'objet de votre e-mail, vous avez la possibilité de traduire ce texte en cliquant sur le lien Traductions. Un fenêtre apparait afin de vous donner la possibilité d'ajouter une traduction de ce texte. Le fonctionnement est identique à celui proposé dans le reste du compte elloha, dans le cadre des traductions de texte, avec notamment la possibilité d'effectuer une traduction automatique par le biais de Google Translate.

• Vous pourrez également sélectionner une ou plusieurs offres parmi les autres, pour laquelle s'enverra votre mail. Si vous ne sélectionnez aucune offre, le mail s'enverra pour toutes les réservations par défaut.

• Les 2 champs suivants permettent de spécifier le moment où l'e-mail doit être envoyé.

• Le 1er champ permet ainsi que de calculer la date d'envoi en spécifiant le nombre de jours avant l'arrivée du client à partir duquel l'envoi de l'e-mail est déclenché.
  • Il est à noter que lorsqu'une réservation comporte plusieurs lignes de dossier, c'est la date de début de séjour minimale de l'ensemble de ces lignes de dossier qui fait foi.
  • D'autre part, quand un client a réservé le jour-même ou sur une période en nombre de jours inférieure à ce delai, il ne recevra pas ce genre de message
  • Le second champ permet de définir l'heure d'envoi de l'e-mail.
• Un champ texte permet de définir l'adresse e-mail qui va figurer à la fin de l'e-mail pré-séjour envoyé, afin de permettre au client de pouvoir si besoin de vous recontacter.
  • Cette adresse peut être différente de celle qui vous permet de gérer votre compte elloha (ex: votre compte elloha comporte votre adresse personnelle tandis que celle que vous saisirez ici sera celle de votre réceptionniste)

• Une liste déroulante permet de choisir la dénomination utilisée pour le client, employée au début du modèle d'e-mail pré-séjour.
  • Plusieurs valeurs sont ainsi proposées dans cette liste :
    • Prénom qui permettra d'avoir une dénomination du type "Bonjour John",
    • Prénom et nom qui permettra d'avoir une dénomination du type "Bonjour John Doe". Si seulement le nom est renseigné dans la réservation (prénom absent lors de la saisie d'un dossier enregistré par le prestataire), il n'y a aucune dénomination : simplement "Bonjour",
    • Aucune personnalisation qui permettra d'avoir simplement "Bonjour".

• Enfin, un champ texte proposant des options de mise en forme (à la manière de l'article de l'établissement) permet de définir le corps du modèle d'e-mail pré-séjour.

• Un texte est proposé par défaut lors de la création d'un modèle d'e-mail pré-séjour. Vous avec bien entendu la possibilité de personnaliser ce texte en fonction des informations que vous souhaitez apporter à votre client.
• Vous avez la possibilité de traduire ce texte en cliquant sur le lien Traductions.
• Sur la droite de votre page de paramétrage figure un bloc d'aperçu permettant de visualiser l'e-mail qui sera envoyé au client. N'oubliez pas d'enregistrer vos modifications afin que cet aperçu soit mis à jour.

• Cet aperçu correspond exactement à l'e-mail pré-séjour qui sera envoyé. Ce dernier est automatiquement actualisé à chaque sauvegarde (bouton Enregistrer).
• Vous pouvez intégrer automatiquement votre logo dans ces messages. Pour cela, si vous n'avez pas ajouté le logo de votre établissement dans votre compte elloha (menu Compte, sous-menu Coordonnées), un logo s'affichera par défaut dans vos modèles d'e-mails pré et post-séjour.

• Enfin, en haut, à droite de la page de paramétrage figure un bouton Supprimer,
• Un clic sur ce bouton affiche un message de demande de confirmation de la suppression du modèle d'e-mail,
  • Attention, ne confondez pas Suppression (elle supprime définitivement votre modèle) et Désactivation (cette fonction ne fait que geler l'envoi de ce modèle sans le supprimer)

Si l'utilisateur confirme en cliquant sur le lien Supprimer, le modèle est définitivement supprimé et l'utilisateur est redirigé automatiquement vers la page de liste des modèles d'e-mails.

Si l'utilisateur clique sur le lien Annuler, cette fenêtre de demande de suppression se ferme sans d'autres effets.

• Dans ce menu E-mails, sur la page affichant la liste de vos différents modèles d'e-mails pré et post-séjour, un bouton vous permet d'activer ou de désactiver ces e-mails afin de spécifier si les envois de ces e-mails sont actifs ou inactifs.

Il suffit simplement de cliquer sur ce bouton afin de modifier son mode d'activation qui est immédiatement prise en compte.

Par défaut, chaque modèle d'e-mail est désactivé.