Créer Vos Réservations Directes

Tout d'abord, voici une vidéo explicative sur le sujet :

elloha vous permet de saisir la réservation d'un client que vous avez par téléphone ou dont vous avez reçu une demande par email. Vous avez donc la possibilité d'effectuer cette réservation soit à partir du module nommé "Un client au téléphone?" (vente dashboard) et situé sur la page d'accueil de votre compte elloha, soit en cliquant sur le bouton "Nouvelle vente" situé en haut de page.

Pour créer une réservation, après avoir sélectionner les dates de séjour de votre client, vous allez devoir constituer son panier. Vous sélectionnez la ou les prestations souhaitées (offres, options, chèques et cartes cadeaux) puis vous validez le panier en cliquant sur le bouton bleu situé en bas, à gauche de votre écran.

Une fois cette validation de panier effectuée, vous arrivez sur l'écran vous permettant de créer la réservation.

Sur votre gauche, vous retrouvez le récapitulatif du panier de votre client (prestations sélectionnées, la taxe de séjour et éventuellement, des frais de services si vous en avez paramétré).

Sur votre droite, plusieurs fonctionnalités vous sont proposées. Tout d'abord, vous avez 3 onglets situés en haut de page :

• Client : saisie des coordonnées de votre client, sachant qu'aucun champ n'est obligatoire et vous pouvez donc intégrer de nouvelles informations après la validation de la réservation
• Paiement immédiat (onglet affiché par défaut) : vous permet de saisir un encaissement partiel ou total de la réservation du client. Vous devez saisir, à l'aide du clavier numérique, le montant à encaisser puis cliquer sur le moyen de paiement utilisé. Le paiement sera automatiquement enregistré.
• Paiement à venir (accessible à partir de l'abonnement Magic) : vous permet de consigner un règlement que le client doit vous adresser à une date précise pour confirmer ou solder sa réservation. Vous devez saisir, à l'aide du clavier numérique, le montant à encaisser puis cliquer sur le moyen de paiement utilisé.

A ce stade de la réservation, vous avez le choix de créer la réservation ou de faire un devis.

En cliquant sur le bouton Créer la réservation, vous êtes invité à prendre une garantie (ou pas) pour la valider. Un menu déroulant vous offre plusieurs moyens de paiement pour garantir cette dernière.

Vous pourrez ensuite complétez les coordonnées de votre client et enregistrer le dossier de réservation.

Le dossier de réservation est désormais en statut "Non soldé". Ce statut sera différent si, lors de la création de la réservation, un "paiement à venir" a été consigné : le statut affiché sera en "Attente paiement".

Si vous souhaitez adresser la confirmation de votre réservation à votre client, vous devez cliquer sur le lien Envoyer (ligne nommée Voucher), situé à la droite du bloc Coordonnées.

Il n'y a pas d'envoi automatique de la confirmation de réservation car vous pouvez être amené à saisir partiellement une demande de réservation permettant de bloquer la disponibilité du séjour et sur laquelle vous reviendrez ultérieurement afin de compléter des éléments manquants.

En cliquant sur le bouton Faire un devis, vous êtes invité à renseigner les coordonnées de votre client puis vous pouvez le lui adresser par email en cliquant sur le lien Envoyer (ligne nommée Devis), situé à la droite du bloc Coordonnées.

Le client pourra, par la suite, valider ce devis qui se transformera en dossier de réservation (vous recevrez une notification par email). Vous pourrez aussi le transformer à la demande du client en réservation à l'aide du bouton prévu à cet effet et situé en bas de page (voir-ci-dessous).

Une fois la réservation effectuée, plusieurs actions vous permettent de modifier ou de mettre à jour le dossier de réservation du client.

Voici la liste des actions que vous pouvez en effet effectuées dans un dossier de réservation :

• Supprimer une ou plusieurs offres à votre demande ou à la demande du client

Vous devez cliquer sur le lien Supprimer de l'offre concernée (idem pour les frais de services). Une fenêtre va apparaitre à l'écran vous permettant de valider votre choix et d'appliquer (ou pas) les frais d'annulation rattachés à l'offre.

• Ajouter une offre, un produit Boutique

 Il est possible d'ajouter une ou plusieurs offres ainsi que des produits Boutique afin de compléter le dossier de réservation d'un client. Il vous suffit simplement de cliquer sur les icônes concernés (voir ci-dessous) et de sélectionner l'offre, l'option ou le produit Boutique que le client souhaite ajouter. N'oubliez pas de valider le panier une fois votre choix effectué.

• Ajouter un paiement

Votre client vous a adressé un règlement partiel de sa réservation par chèque ou par virement : vous avez la possibilité de saisir l'encaissement afin de mettre à jour le dossier de réservation de votre client.

Vous devez vous rendre dans le dossier concerné et cliquer sur l'onglet Paiement immédiat. Vous saisissez le montant du règlement avec le clavier numérique puis vous sélectionnez le moyen de paiement utilisé. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton "Valider l'encaissement".

Si vous n'avez pas cliqué sur Valider l'encaissement, il est possible de supprimer l'encaissement concerné via le lien Historique des paiements pour vous permettre de saisir un nouvel encaissement. Une fois validé, vous ne pourrez plus le supprimer.

• Compléter ou modifier le bloc Coordonnées

 Après avoir sélectionné le dossier de réservation concerné dans le menu Réservations de votre compte elloha, vous retrouverez à droite de l'écran l'onglet Client, ouvert par défaut, qui vous permettra d'ajouter ou de modifier les données relatives à votre client. N'oubliez d'enregistrer vos modifications en cliquant sur le bouton Enregistrer.

• Adresser une confirmation de réservation à votre client

Vous devez cliquer sur le lien Envoyer pour adresser, par email, la confirmation de réservation à votre client. Suite à une modification effectuée dans le dossier de réservation d'un client, vous avez la possibilité de renvoyer une nouvelle confirmation de réservation mise à jour.

 

• Adresser la facture

Vous devez cliquer sur le lien Envoyer pour adresser, par email, la facture rattachée au dossier de réservation de votre client.

• Saisir la taxe de séjour

Vous pouvez saisir, à tout moment, la taxe de séjour que votre client devra réglé : de la création de la réservation à la fin de séjour du client. Vous devez simplement renseigner le nombre de personnes concernés par le paiement de la taxe de séjour ainsi que le nombre de nuits en vous aidant du "+" et du "-".

• Visualiser les coordonnées de la carte bancaire de votre client

 Si une carte bancaire a été prise en garantie dans le dossier de réservation de votre client, vous avez la possibilité d'y accéder via un accès sécurisé en cliquant sur le bouton Voir la carte qui se situe dans l'onglet Paiement immédiat.

• Visualiser l'historique des paiements

 Vous avez la possibilité de visualiser l'historique des paiements d'un dossier de réservation en cliquant sur le lien Historique des paiements, situé dans l'onglet Paiement immédiat. Dans cet historique, vous retrouverez les paiements enregistrés et éventuellement les paiements à venir.

Si vous constatez qu'une erreur a été effectuée lors de la saisie du moyen de paiement d'un encaissement, vous avez la possibilité de le modifier en cliquant sur l'icône représentant un crayon (voir ci-dessous). Un menu déroulant vous proposera d'autres moyens de paiement.

Sélectionnez le moyen de paiement de votre choix et cliquer sur Enregistrer.

• Visualiser vos conditions de paiement ainsi que les conditions d'annulation et les CGV de chaque offre

 Vous pouvez visualiser l'ensemble de ces conditions en cliquant sur le liens concernés (voir ci-dessous).

• Appliquer une gratuité une ou plusieurs offres (idem pour les frais de services)

 elloha vous permet désormais d'appliquer une gratuité sur l'offre de votre choix si vous souhaitez faire un geste commerciale à votre client. Il est aussi possible d'appliquer cette gratuité sur les frais de service. Vous devez cliquer sur le bouton Gratuité, dans l'onglet Paiement immédiat.

Puis, vous devez cocher l'offre sur laquelle vous souhaitez appliquer cette gratuité et vous devez valider votre choix.

• Appliquer un Code promo sur le dossier de réservation

 Vous avez la possibilité d'appliquer un code Promo dans un dossier de réservation déjà créé. Il vous suffit de vous rendre dans l'onglet Paiement immédiat, de cliquer sur le bouton Code promo et de saisir ce dernier dans la fenêtre qui s'ouvre. Ensuite, vous avez simplement à valider votre choix.

• Modifier le prix d'une offre

 Il est désormais possible de modifier le prix d'une offre. Il vous suffit de cliquer sur le lien Modifier le prix de l'offre de votre choix puis d'appliquer une réduction ou une majoration, eu euro ou en pourcentage, sur le prix initial de l'offre.

• Annuler tout ou partie du dossier de réservation et appliquer (ou pas) les frais d'annulation relatifs à cette action

Vous avez la possibilité d'annuler tout ou partie d'un dossier de réservation en cliquant sur le bouton Annuler, se situant en bas, à droite de la réservation. Une fenêtre va apparaitre et va vous permettre d'annuler le dossier dans son intégralité ou d'annuler simplement une des offres que le compose.

Il vous faudra indiquer si cette demande d'annulation vient de vous, du client ou parce que le client ne s'est pas présenté (no show). Vous pourrez appliquer les frais d'annulation paramétré dans votre compte elloha, pour les offres concernées, ou vous pourrez saisir un montant plus faible, voir ne pas appliquer de frais d'annulation. N'oubliez pas de valider votre choix d'annulation.